Como o Jira Service Management tem sido usado para um RH mais ágil e eficiente

Empresas apostam no JSM para automatizar processos manuais e agilizar o onboarding e todos os fluxos de trabalho relacionados à jornada do colaborador na empresa

As possibilidades oferecidas pelo Jira Service Management ao departamento de Recursos Humanos têm chamado atenção das empresas. E isso não é à toa!

Hoje, boa parte das grandes companhias têm funcionários que nunca pisaram em seus espaços físicos e passaram por integração a distância, com processos 100% on-line. Além disso, essas companhias lidam agora com uma nova forma de trabalho: o híbrido. 

Diante deste contexto, a eficiência (ou não) dos processos de RH ficou evidente, principalmente nas empresas que crescem rápido ou registram alta rotatividade de colaboradores. 

Agilizar e automatizar todo o ciclo de vida do funcionário — desde o recrutamento até o primeiro dia, passando pelas atividades anuais, como avaliações de desempenho, até o desligamento — tornaram-se necessidades urgentes. 

E o Jira consegue atuar exatamente nesses pontos.

Uma das principais promessas do JSM é desbloquear as equipes de alta velocidade.

A ferramenta permite que os times de RH se libertem de processos manuais, principalmente os que fazem parte da integração dos funcionários. 

São tarefas como agendamento de exames, solicitações de equipamentos, contratos, pedidos e conferência de documentos, gerenciamento de acessos a sistemas etc. Atividades que podem levar dias ou até semanas.

Com o JSM, esses fluxos de trabalho são simplificados, automatizados, tornam-se mais ágeis e dão mais visibilidade às ações e status aos times de RH.

E isso é possível uma vez que o JSM não finge ser um HRIS (Human Resources Information Systems). Ele é uma plataforma integradora, capaz de automatizar dados de um sistema líder do setor, graças aos modelos e APIs integrados que permitem conexão com outras plataformas e ferramentas de software.

Jira Service Management: a integração com HRIS dentro de própria Atlassian

Recentemente, a Atlassian publicou um artigo em que conta o processo e os resultados obtidos ao utilizar o JSM em seu departamento de Recursos Humanos.  

Na empresa, o HRIS utilizado é o Workday — a ferramenta líder do setor de RH. O time de TI sabia que poderia oferecer mais eficiência ao alimentar dados do HRIS no Jira e que isso daria mais agilidade e autonomia às equipes de Recursos Humanos.

Para criar essa conexão entre o Jira e o Workday — única fonte de dados de pessoas — a Atlassian recorreu ao Workato, uma plataforma de automação de terceiros.

Dessa forma, quando um funcionário é contratado, essa informação é inserida no Workday, que cria automaticamente um tíquete no Jira Service Management por meio de uma receita do Workato.

Com o tíquete, o Workday inicia um processo de integração que inclui várias tarefas, como por exemplo, provisionamento de laptop e conta, solicitações de acessórios e agendamento de orientação.

Muitas dessas tarefas não são funções HRIS, mas quando integradas ao Jira e ao Workato para serem automatizadas, elas são iniciadas assim que a anterior termina, ou mesmo simultaneamente. Isso faz com que as atividades de integração de colaboradores sejam gerenciadas com facilidade.

Com o JSM, também foi possível unir equipes segmentadas, o que permitiu que as tarefas passassem a ser centralmente rastreáveis e mensuráveis. 

JSM + Workay: o poder de suas ferramentas líderes

Com o Jira Service Management, o Workday tornou-se uma ferramenta ainda mais poderosa. 

O Workday é considerado uma ferramenta líder do setor e os seus recursos e aplicações foram amplamente potencializados de forma bastante simples, graças aos templates e APIs integrados do Jira Service Management.

Conheça mais sobre Workday aqui

Integração: o time de RH acompanha o progresso das novas contratações, desde a aceitação da oferta até o primeiro dia

Com as demandas do mercado, a Atlassian passou a oferecer um template específico, dentro do JSM, para a integração de novos colaboradores. O objetivo é que as complexidades deste processo sejam eliminadas e que ele seja o mais simples possível e ajude os novos contratados a começarem a trabalhar, sem enfrentar problemas. 

Para isso, o template oferece padronização e agilidade para esses fluxos de trabalho. Os times de RH também podem acompanhar a progressão dos funcionários em uma única visualização, em seu pipeline de vendas como lista, quadro, calendário ou cronograma.

Os campos personalizados podem ser usados para registrar outras informações, como valor estimado da oportunidade, status, entre outros. Em seguida, é só filtrar cada visualização por status, prioridade ou o que for importante. 

Clique aqui para conhecer o template

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